Uaktualnienie (ang.Upgrade) systemów SAP
Na rynku systemów SAP coraz więcej firm aktualizuje systemy ERP. Częściowo spowodowane jest to polityką SAP, który podobnie jak inne firmy wspiera swoje produkty tylko przez pewien czas. Obecnie obowiązuje strategia 5-1-2, która mówi, że przez pierwsze 5 lat od udostępnienia produktu, klienci którzy go używają, płacą opłatę serwisową w wysokości 17%. Po zakończeniu tego okresu, przez jeden rok opłata jest podwyższana o 2%, a w ostatnich dwóch latach o 4%. Dobrym przykładem jest tu system R/3 w wersji 4.6C, dla którego okres 5 lat opłaty podstawowej skończył się w grudniu 2006 roku. W zeszłym roku wszystkie firmy używające ten system dopłacały 2%, a już od stycznia dopłacają 4%. Dalsze używanie systemu (po roku 2009) jest jak najbardziej możliwe, ale bardzo kosztowne. Każda firma, która korzysta ze starych systemów ma przede wszystkim problemy w dwóch obszarach: HR i FI. Wszelkie zmiany prawa wymagają dostosowania systemu, a producent oprogramowania (SAP) dostarcza aktualizacje. Teoretycznie można by spróbować poprawiać system we własnym zakresie, ale wiemy jak to się kończy: SAP nie wspiera modyfikacji klienta i zmiany w obiektach SAP są niedozwolone.
Ankieta przeprowadzona przez SAP w 2006 roku (pokazuje to obrazek obok, który można powiększyć klikając na nim) pokazała, że aż w 23% przypadków o rozpoczęciu projektu aktualizacji (ang. upgrade project) decyduje zakończenie wsparcia produktu. Ja bym do tego dodał 14% respondentów, którzy wskazali na wyższe koszty wsparcia technicznego SAP. Duży procent ankietowanych deklaruje potrzebę dodania nowych funkcji w systemie, które dostępne są w nowszej wersji. W tym drugim przypadku, można się zdecydować na dopisanie własnego kodu, co rozwiąże problem, ale nadal pozostaje kwestia kosztów wspierania takiego rozwiązania.
Polityka SAP jest zrozumiała. Każda firma musi z czegoś żyć i gdyby nie przejście do nowszych wersji (które w wielu przypadkach nie oferują tak wielu udoskonaleń i nowych funkcji jak reklamuje producent), to firma z samych licencji by się nie rozwijała.
Wróćmy jednak do kwestii projektu aktualizacji. Wydaje mi się, że chwili obecnej na rynku polskim nie ma wielu osób, które mają doświadczenie w tym zakresie. Doświadczenie w projekcie wdrożeniowym nie gwarantuje, że powodzeniem skończy się przeprowadzenie projektu aktualizacji. Specyfika obu projektów jest zupełnie inna. Wdrożenie nowego produktu jest pod wieloma względami prostsze. W przypadku aktualizacji, podstawowym zadaniem i problemem jest zapewnienie kontynuowania pracy systemu. Przejście ze starego systemu na nowy musi być płynne i jak najmniej odczuwalne dla użytkowników. Problemem jest też zapewnienie możliwości dokonywania zmian w systemie produkcyjnym. SAP zaleca zatrzymanie wszelkich zmian (ang. „code freeze”) przez okres trwania projektu. Dla wielu firm okres ten jest zbyt długi, dlatego stosuje się rozwiązania umożliwiające dokonywanie najbardziej krytycznych zmian tak, aby niosło to ze sobą jak najmniejsze ryzyko dla projektu.
Czas trwania projektu jest w dużej mierze związany z ilością własnych programów (Z* programy). Program aktualizujący zajmie się standardowymi obiektami SAP, ale nikt za nas nie rozwiąże problemu dostosowania naszego własnego kodu.
Dodatkowym kluczowym elementem projektu jest testowanie systemu i przeszkolenie użytkowników końcowych. Szkolenie jest szczególnie ważne, jeżeli aktualizujemy system, który nie używał SAP Enjoy. Różnica w obsłudze jest znaczna, więc należy zadbać o to, aby pierwszy dzień pracy z nowym systemem nie skończył się stratami finansowymi z powodu niemożliwości pracy.
Ostatnim punktem, który chciałbym wymienić jest kwestia kodowania z którego korzystamy. Ponieważ SAP przeszedł na system kodowania Unicode, należy pomyśleć o konwersji. Jest to konieczne w przypadku stosowania MDMP.
Tags: SAP
