Sales Information System w ERP
Bardzo często firmy korzystające z systemów SAP decydują się na pisanie własnych raportów lub implementację systemu BI (Business Intelligence) zapominając przy tym, że w niektórych przypadkach podstawowe informacje mogą być dostarczane w systemie ERP poprzez Logistic Information System. Odpowiednia konfiguracja tego narzędzia może zaspokoić potrzeby prostych raportów. Jeżeli dorzucimy do tego kilka własnych raportów, to możemy uzyskać kilka przydatnych informacji.
Tak się akurat składa, że dla mojego obecnego klienta konfigurowałem LIS w zakresie SD (jest to tak zwany SIS, czyli Sales Information System). Implementacja BI jest w planach, a doraźne potrzeby ma zaspokoić SIS. Było z tym związane kilka nieporozumień, ponieważ SIS to zdecydowanie nie to samo co BI. Oczekiwania w stosunku do tego narzędzia były zbyt wygórowane.
Systemy OLTP i OLAP różnią się zasadniczo między sobą. Systemy OLAP głównie koncentrują się na raportowaniu, a OLTP na procesach biznesowych. Podstawową różnicą, jaka się rzuca w oczy jest sposób przechowywania i agregacji danych. LIS przechowuje dane w tabelach płaskich (płaską tabelą w bazie danych zwyczajowo się określa taką tabelę, która nie posiada zewnętrznych relacji). Są to tabele zaczynające się od litery S i numerowane kolejno od 001 (np. S005). W systemie SAP BI przechowywanie danych opiera się o kilka tabel. Dane dla systemu SAP BI pobierane są za pomocą ekstraktorów i ich obróbka odbywa się w systemie BI. Ma to tę zaletę, że odciąża system transakcyjny i optymalizuje dane pod kątem raportów. BI jest częścią SAP Netweaver, o czym najłatwiej się przekonać wykonując w systemie ERP transakcję RSA1. Teoretycznie istnieje możliwość zainstalowania BI Business Content razem z ERP, choć mija się z podstawowym celem, jakim jest odciążenie systemu transakcyjnego. Opisany przeze mnie system testowy SAP Discovery posiada zainstalowany BI na jednej maszynie z ERP (ale na innym kliencie). W systemie produkcyjnym odradzałbym taką konfigurację.
SIS
Sales Information System (część LIS) wykorzystuje sześć podstawowych struktur od S001 do S006. Wszystkie informacje zapisane w tych strukturach zawierają dane zebrane przy tworzeniu, zmianie i usuwaniu danych transakcyjnych. Przykładem jest na przykład proces zamówienia klienta. Zapisując nowe zlecenie w VA01 automatycznie aktualizowane są odpowiednie tabele (o ile nie wyłączymy tej funkcjonalności)
Oto lista struktur SIS:
S001 Statystyki klienta
S002 Statystyka biura sprzedaży
S003 DziałSprz/KanałDystr/Dziedzina/Okręg/Klient/Produkt
S004 Produkt/Dział sprzedaży/Kanał dystrybucji
S005 Punkt wysył./Trasa/Agent spedycyjny/Kraj przezn.
S006 PrzedHandl/DziałSprz/KanałDstr/Dziedzina/Klient/Produkt
Dodatkowe struktury (własne) można tworzyć w zakresie od S500 do S999.
Poniżej przykład raportu SIS dotyczący klienta (oczywiście dane są fikcyjne):
Podstawowe pytania, na jakie może odpowiedzieć SIS są takie:
- ile sprzedaży zafakturowano
- ile zostało złożonych zleceń
- jaka jest wartość i ilość otwartych pozycji
Jeżeli chcemy znaleźć odpowiedź na pytanie, o jakie konkretnie zlecenia chodzi (ich numery), to SIS nie udziela tu informacji (możemy ją znaleźć w VA05).
Zbieranie statystyk może się odbywać w ustawionym w czasie konfiguracji okresie. Możemy agregować dane dzienne, tygodniowe, miesięczne czy dla okresu sprawozdawczego. Raz ustawiony okres nie powinien być zmieniany (chyba, że zaczytamy ponownie dane historyczne). Ważny przy aktywacji statystyk jest też dobór sposobu aktualizacji.
Zamiast opracowywać własne raporty i wydawać pieniądze na coś, co jest w standardzie, warto się bliżej przyjrzeć możliwościom SIS. Rozważając zastosowanie LIS w systemie trzeba pamiętać o jego ograniczeniach i dobrze sprecyzować swoje oczekiwania w stosunku do systemu raportowania (aby uniknąć ewentualnego rozczarowania). Raportowanie poprzez SAP BI jest bardzo elastyczne i może być dostosowywane do zmieniających się potrzeb.
